Il budget di un congresso

Prima di stabilire il programma del congresso è necessario definirne il budget, si deve cioè stendere il preventivo delle entrate e delle uscite per determinare le disponibilità finanziare sulle quali gli operatori possono contare.
Le entrate sono rappresentate da:
1-le quote d'iscrizione pagate dai partecipanti;
2-gli eventuali contributi di chi assicura il patronato, fondamentali per abbattere in parte gli alti costi;
3-le somme versate degli sponsor.

Le uscite sono legate alle attività che s'intendono svolgere e quindi comprendono l'affitto della sala convegni, quelle per il noleggio di apparecchiature tecniche, il transfer, le spese legate al materiale distribuito, ecc.Non sono invece a carico degli organizzatori le spese relative al soggiorno dei congressisti.Le uscite sono in genere superiori alle entrate ma dato che chi organizza queste manifestazioni ha intenti promozionali, i relativi costi sono considerati investimenti in vista di profitti futuri (ritorno di immagine).

Solo una volta stabilito il budget è possibile redigere il programma del congresso che deve essere inviato a tutti i potenziali utenti. Queste persone sono più facilmente reperibili qualora si organizzino congressi periodici. Al contrario, il compito della segreteria organizzativa è più complesso quando si tratta di organizzare convegni che interessano un pubblico non ben definito.
In questi casi l'esperienza dei PCO e delle aziende di public relation risulta fondamentale.

Influenzano il budget di un congresso anche gli eventuali pre e post congress tour. Si tratta di viaggi o escursioni che si svolgono prima e dopo i congressi e che consentono ai partecipanti di approfittare della loro presenza nella sede congressuale per visitare le località turistiche della zona.