L'organizzazione dei congressi

Organizzare un evento richiede tempo e coordinazione tra numerosi soggetti diversi. Un evento, così come accade per i congressi necessita di un organizzazione tra le più complesse. Ma quali sono i soggetti che collaborano alla realizzazione di un evento? Quali sono gli step basilari da seguire nell'organizzazione dei congressi.

I Promotori. L'organizzazione dei congressi inizia con i promotori. Essi possono essere associazioni,aziende,enti culturali,enti pubblici.
Il Comitato Esecutivo. Sono i promotori che costituiscono il comitato esecutivo, al quale è demandata tutta l'attività preparatoria di organizzazione dell'evento.

La Segreteria. Il comitato esecutivo costituisce una segreteria a cui sono demandati i seguenti compiti: stilare il programma secondo le indicazioni dei promotori, prendere contatto con gli esperti designati a tenere le relazioni ed invitarli a partecipare, pubblicizzare il programma, gestire le iscrizioni,tenere i contatti con il PCO, gli alberghi ecc., reclutare il personale di assistenza e amministrare i fondi necessari. Nella fase di organizzazione dei congressi, la segreteria organizzativa svolge un ruolo fondamentale. Esiste anche una tipologia di segreteria scientifica.

Il Patronato. Il patronato è l'insieme di enti, autorità o personalità conosciute dal pubblico (ad es. Presidente della Repubblica) che esprimono il loro appoggio, anche solo formale, all'evento.

Il Comitato d'Onore. Il comitato d'onore è formato da esperti del settore di competenza del congresso, il cui nome e la cui presenza sono importanti per qualificare l'attività congressuale.

L'ufficio Stampa. L'ufficio stampa deve tenere i contatti con i media e organizzare le conferenze stampa di presentazione e di aggiornamento sui lavori. Nell'organizzazione congressi, tale ufficio ha anche il compito di redigere comunicati informativi circa lo svolgimento dell'evento e pubblicizzarne le conclusioni.