Viaggi di gruppo su domanda

Molto spesso l'agente di viaggio si occupa di organizzare dei viaggi su richiesta specifica di un gruppo di clienti. Il gruppo, infatti, può trovare complicato adattare alle proprie esigenze collettive un pacchetto viaggi proposto da un tour operator e solitamente pensato per pochi. Le necessità principali di un viaggio di gruppo sono relative alla disponibilità di posti e al desiderio di spostarsi insieme. I componenti di un gruppo desiderano che spostamenti, pranzi ed escursioni siano organizzati contemporaneamente per l'intero gruppo, al contempo è necessario prevedere dei lassi di tempo libero da trascorrere individualmente in base alle proprie esigenze.

Il progetto: costruzione del pacchetto
Se il gruppo è di dimensioni ridotte, si cercano servizi gia predisposti. È necessario programmare adeguati tempi di movimento e consentire pause e spazi individuali.

Il soggetto richiedente: è un gruppo che può essere più o meno ampio.
Obiettivi del viaggio: chi partecipa ad un congresso o è in viaggio d'affari ha obiettivi precisi, se il gruppo viaggia solo per fare turismo occorre diminuire i servizi comuni (transfer), allargando la gamma dei servizi individuali (optional). E' necessario alternare servizi collettivi a servizi individuali.
Mezzi di trasporto e vie da seguire: sulle medie distanze è molto comodo il pullman che evita il transfer ed è pronto per visite ed escursioni. Sulle lunghe distanze è difficile trovare posti su voli di linea e la contrattazione diretta con le compagnie aeree può permettere di spuntare i prezzi migliori.
Servizi di ricettività: vanno precisate le stanze e le loro caratteristiche secondo una rooming list. E' consigliabile optare per hotel molto capienti e conosciuti. Il trattamento è spesso di mezza pensione per le comitive: l’agenzia cercherà di non limitare i turisti con i pasti in ristorante. Spesso viene applicato il forfait hotelier, un prezzo globale, comprensivo di tutti i servizi offerti. Un'alternativa dell'agenzia di viaggi è quella di ottenere prezzi ridotti attraverso vuoti per pieno.
Servizi di accoglienza: il gruppo necessita di un transfer e di un accompagnatore che possa spiegare al gruppo il programma di viaggio e vendere le escursioni facoltative in loco.
Servizi accessori: assistenza di courier, passaporti collettivi, visti consolari, un accompagnatore per tutto i viaggio per 24h al dì.

Il preventivo dei costi e la determinazione del prezzo
Il prezzo è dato dall’insieme di tutti i servizi richiesti. Dopo che il gruppo ha approvato il preventivo, si procede alle prenotazioni e all'emissione di eventuali ticket. Segue la stesura dell’itinerario analitico.