Viaggi individuali su domanda

I viaggi su domanda sono i viaggi organizzati dall'agente di viaggio in base a richieste specifiche del cliente. Quest'ultimo ha la necessità di personalizzare il viaggio e quindi propone un itinerario ed esprime delle esigenze su cui l'agenzia di viaggi si basa per creare il viaggio individuale su domanda.

Il progetto: costruzione del pacchetto
L’operatore, dopo aver raccolto i dati necessari in un foglio di richiesta, si deve occupare della sua progettazione; l’agenzia tende ad utilizzare servizi gia predisposti. Il Tour Organizer predispone servizi individuali per 2 categorie di clienti:
1. le persone che viaggiano per affari: richiedono servizi precisi, i pacchetti forniti sono più che altro insiemi di servizi isolati.
2. le persone che richiedono servizi particolari, non riconducibili a pacchetti già esistenti: si tratta di solito di clienti facoltosi spinti a viaggiare da i più diversi motivi.

Gli elementi da prendere in considerazione per organizzare un viaggio su domanda possono essere:

• I soggetti richiedenti: se il cliente non è conosciuto, l’agente compila il foglio di richiesta e lo studia per sviluppare un viaggio su misura.
• Gli obiettivi del viaggio: se l’esigenza espressa è quella di fare solo turismo, la risposta non può che essere trovata nei pacchetti già predisposti.
• Durata ed epoca di svolgimento del viaggio: sono generalmente scelti dal richiedente curando l’equilibrio tra i soggetti e gli obiettivi che il viaggio si predispone. L’epoca del viaggio condiziona la natura dei servizi da fornire. La conoscenza dei tempi di spostamento è molto importante.
• Mezzi di trasporto e vie da seguire: vengono in genere indicati dal cliente; è poi compito dell’agente districarsi nei tariffari.
• Servizi di ricettività: è molto importante la conoscenza dei gusti della clientela e la conoscenza dell’albergo di cui l'agenzia rivende i servizi. Il servizio di ricettività può essere collegato a disponibilità di allotment (cioè di contingenti posti sempre a disposizione dell’albergo) e di condizioni tariffarie particolari (con maggior profitto per l’agenzia e confort per il cliente).
• Servizi di agenzia: per i viaggi d’affari sono piuttosto ridotti; sono di solito facoltativi, scelti sulla base di cataloghi predisposti dai tour operator. Visite ed escursioni devono essere ben distribuiti senza sovraccaricare il viaggio.
• Servizi accessori: necessari per un’organizzazione ben articolata e degna di fiducia (per es. procurare visti consolari, l’assicurazione dei viaggiatori, fornire materiale illustrativo).

Il preventivo dei costi e la determinazione del prezzo
Il prezzo è dato dall’insieme di tutti i servizi richiesti. Sul viaggio ad offerta è già pubblicato e quindi non si creano problemi di calcolo.

Approvazione del preventivo e fase operativa
Dopo che il cliente ha approvato il preventivo, si procede alle prenotazioni, l’emissione della biglietteria si esegue il più tardi possibile. Poi si passa alla stesura dell’itinerario analitico:
redazione del foglio di richiesta;
prospetto dei costi dei trasporti;
prospetto dei costi dei servizi alberghieri;
prospetto dei costi degli altri eventuali servizi;
riepilogo dei costi e determinazione del prezzo di vendita;
preparazione dell’itinerario analitico;
presentazione del viaggio al cliente.